Verspätete Abrechnung Nach beenden der Behandlungsserie müssen die Verordnungen innerhalb von neun Monaten dem Kostenträger (GKV) zur Abrechnung vorgelegt werden. Diese Frist beginnt nicht tagesgenau, sondern mit Ablauf des Monats in dem die letzte Behandlung stattgefunden hat.
Parallelbehandlungen Die Regelung zur gleichzeitigen Durchführung mehrerer Verordnungen ist im BRV unmissverständlich. Behandlungen verschiedener HMV dürfen nur dann parallel laufen, wenn sie nicht identisch sind. Sie müssen sich mindestens im ICD-10-Code (ggf. inkl. Zusatzkennzeichen der Lokalisation) oder der Diagnosegruppe voneinander unterscheiden.
Zuzahlungsbefreiung Sind PatientInnen laut dem Vermerk auf der HMV von der Zuzahlung befreit, ist dies für die Praxis und auch die GKV bindend. Ist das Kreuz bei „zuzahlungspflichtig“ gesetzt, doch die Person legt einen Befreiungsausweis vor, sollte dieser kopiert und gut verwahrt werden, um ihn bei Bedarf der GKV vorzeigen zu können. Hier ist außerdem zu bedenken, dass die Zuzahlung zum ersten, spätestens aber zum zweiten Termin einzuziehen ist. Nur wenn diese Vorgabe strikt eingehalten wird, kann bei Säumnis der PatientInnen die Summe der Krankenkasse in Rechnung gestellt werden.
Die Höchstmenge von Behandlungen auf einer Verordnung darf nicht überschritten werden. Diese liegt regulär bei sechs (ZN-Diagnosegruppe bei zehn) Einheiten. Ist auf einer HMV eine höhere Anzahl angegeben, muss die Behandlungsserie entsprechend der Höchstmenge beendet werden. Dies muss vorher nicht durch die verordnende Person geändert werden. Ausnahmen hiervon stellen der Langfristiger Heilmittelbedarf (LHMB) und der Besonderer Verordnungsbedarf (BVB) dar. Hier berechnet sich die maximale Anzahl aus der Frequenz (bei Frequenzspanne die höchste) und dem Faktor 12.
Abgegebene Leistung falsch abgekürzt Es dürfen nur diejenigen Leistungen abgegeben und abgerechnet werde, die durch ÄrztInnen verordnet wurden. Auf der Rückseite sind diese entsprechend zu vermerken. Abkürzungen sind erlaubt, müssen aber dem Verzeichnis der gebräuchlichen Abkürzungen im Heilmittelkatalog entsprechen. Einen Streitfall stellt das Kürzel "HB" für Hausbesuch dar. Dies findet sich in der Tat nicht im "Verzeichnis der gebräuchlichen Abkürzungen" und Verordnungen wurden in der Vergangenheit aus diesem Grunde immer wieder abgesetzt. Ein kurzer Verweis auf die Anlage 2 Abschnitt B des Rahmenvertrages "half" diesbezüglich jedoch des Öfteren; spricht der GKV-Spitzenverband dort doch selbst von „HB“.
Zertifikatspositionen Leistungen die einer Zusatzqualifikation (MT, MLD, Neuro, KGG) bedürfen, können ausschließlich von Personen mit einem entsprechenden Zertifikat abgeleistet werden. Sollte eine Anpassung erforderlich sein, muss dies durch erneute Unterschrift durch die ÄrztInnen mit Änderungsdatum korrigiert werden.
Änderungen durch Arzt in der Heilmittelrichtlinie findet sich eine leicht verständliche Tabelle mit den Vorgaben zur Korrektur von Heilmittelverordnungen. Ist eine Änderung nur durch die ÄrztInnen möglich, ist das Datum der Änderung neben der Unterschrift zu vermerken. Ein Stempel ist nicht erforderlich. Zu bedenken ist hier außerdem, dass einige Punkte der HMV vor Beginn der Behandlungsserie korrigiert werden müssen.
Zeitliche Überschneidung Es dürfen Verordnungen nicht parallel durchgeführt werden. Dies gilt auch für nur teilweise zeitliche Überschneidungen von Rezept und Folgerezept. Gleichzeitig ist zu bedenken, dass es unzulässig ist, eine Verordnung vorzeitig abzubrechen, weil eine neue HMV vorliegt und diese sonst nicht in der Frist zum Behandlungsbeginn gestartet werden könnte
Ein Hausbesuch darf nur dann durchgeführt und abgerechnet werden, wenn dies durch die verordnenden ÄrztInnen entsprechend angekreuzt wurde. Es gibt allerdings drei verschiedene HB-Positionen:
• Hausbesuch in Kurzzeit-, Verhinderungs- und Tagespflege
• Hausbesuch pauschal inkl. Fahrtkosten
• Hausbesuch in einer soz. Einrichtung, pauschal inkl. Fahrtkosten je Patient
Die Vergütung der einzelnen Positionen finden Sie hier.
Unberechtigte Absetzungen
Viele Praxen leiden unter sogenannten ungerechtfertigten Kürzungen. Ein Widerspruch ist hierbei nicht Pflicht, beschleunigt aber das Verfahren deutlich. Wird die gesetzliche Zahlungsfrist von 21 Tagen dadurch verletzt, dürfen die Praxen eine zusätzliche Verzugspauschale in Höhe von 40 Euro erheben. Außerdem sind nach vollständiger Auszahlung noch Zinserhebungen mit neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gestattet.
Typische Gründe für ungerechtfertigte Absetzungen sind die angebliche Nichteinhaltung der Unterbrechungsfristen. Laut BRV sollen die Termine die mehr als 14 Tage auseinander liegen mit einem der Kürzel "T", "F" oder "K" markiert werden. Allerdings ist ein Fehlen dieser kein Absetzungsgrund.
Aber auch Absetzungen, weil angeblich gleichzeitig mehrere Verordnungen parallel durchgeführt wurden kommen vor. Hier gilt allerdings, dass die HMVs absolut identische ICD-10-Codes und Diagnosegruppen haben müssen. Weicht der ICD auch nur in einer Zahl ab, stellen die Rezepte unterschiedliche Verordnungsfälle dar und sind parallel durchführbar. Ebenfalls versuchen sich manche GKVen widerrechtlich auf eine angebliche „Zwölfwochenfrist“ bei langfristigen Heilmittelbedarf zu beziehen. Allerdings gilt bei Verordnungen mit mehr als sechs Einheiten eine Frist von sechs Monaten ab dem Tag der ersten Behandlung.
Besonderheiten beim Entlassmanagement
Die oben aufgeführten Fristen und Regeln beziehen sich auf die regulären HMVs. Für das Entlassmanagement gelten gesonderte Regeln.